Il venditore riceve la notifica di feedback dei clienti (telefono, fax, e-mail, ecc.), registra immediatamente le informazioni di feedback dei clienti in dettaglio e determina il lotto del prodotto, la quantità, la frequenza negativa, il tempo di comparsa, luogo, volume delle vendite, ecc.
Il venditore registrerà le informazioni dettagliate nel modulo di descrizione delle informazioni sul reclamo del cliente e le invia al dipartimento di qualità per l'analisi.